ERP : télécharger et remplir les nouveaux formulaires CERFA

Deux nouveaux formulaires CERFA relatifs aux projets relevant des Etablissements Recevant du Public sont disponibles :

• Le formulaire CERFA n°13824, qui correspond à l’ancien formulaire « officieux » d’autorisation de travaux
• Le dossier spécifique permettant de vérifier la conformité des ERP aux règles d’accessibilité et de sécurité , à joindre à la demande de permis de construire.
  Selon le projet ou les travaux envisagés, le dépôt en mairie de l’un des deux formulaires peut être exigé afin de déclarer l’aménagement, la construction ou la modification d’un ERP.

Le formulaire doit en outre s’accompagner d’un ensemble de pièces à joindre (qui feront l’objet d’un prochain article).

Voici comment remplir les nouveaux formulaires CERFA pour un ERP et comment les utiliser.

Infos utiles

Comment savoir si le projet relève de l’autorisation de travaux ou du permis de construire ?

Vous trouverez toutes les informations ici : ERP : quelles autorisations pour construire, modifier ou aménager ?

• Très généralement, les constructions dont la surface de plancher dépasse les 20 m² sont soumises à permis de construire.
• A l’inverse, les constructions dont la surface de plancher est inférieure à 20 m² sont soumises à autorisation de travaux.
• Enfin, tous les travaux ayant pour effet de modifier l’intérieur ou l’extérieur d’un ERP sont soumis à autorisation de travaux, même s’il n’y a pas de création de surfaces.

De manière très générale :

Construction de plus de 20 m² de surface de plancher	PERMIS DE CONSTRUIRE
Construction de moins de 20 m² de surface de plancher	AUTORISATION DE TRAVAUX
Modification apportée aux façades extérieures ou à l’intérieur du bâtiment	AUTORISATION DE TRAVAUX

Attention à ne pas confondre autorisation de travaux et déclaration préalable de travaux : le premier document est propre aux ERP, le second concerne l’ensemble des projets soumis à formalités au titre du code de l’urbanisme.

Il est nécessaire de déposer les nouveaux formulaires CERFA ERP en plus des formulaires d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable)

Pour simple, il faut retenir que les nouveaux formulaires CERFA ERP sont à joindre AVEC la demande d’autorisation de construire, s’il y a lieu (permis de construire, déclaration préalable).

Qui peut réaliser un dossier ERP ?

En réalité, les dossiers ERP sont souvent confiés à des professionnels.

Il demeure possible d’établir un dossier par ses propres moyens, notamment dans le cadre des « autorisations de travaux » pour les commerces de catégories 5.

Mais il est vrai que ce genre d’exercice demande beaucoup de patience, de rigueur et quand même une bonne connaissance des règles de sécurité et d’accessibilité, domaine particulièrement complexe.

0. Cadre réservé à l’administration

Ce cadre n’a pas a être rempli par le demandeur, mais il faut relever un élément important.

• Lorsque le projet nécessite une autorisation de travaux :

La demande d’autorisation de travaux vaut pour demande d’accord au titre du code de la construction.

Aussi, il est nécessaire de déposer dans le même temps une demande de déclaration préalable de travaux lorsque le projet d’ERP le nécessite, car la demande de déclaration préalable de travaux vaut pour demande d’accord au titre du code de l’urbanisme.

Consultez cet article pour savoir si les travaux relèvent de la demande de déclaration préalable : travaux soumis à déclaration préalable de travaux.

En contrepartie, il n’est pas nécessaire de déposer une déclaration préalable si les travaux en sont exemptés, comme c’est le cas pour les aménagements de l’intérieur de l’ERP.

• Lorsque le projet relève du permis de construire  :
  Le dépôt du CERFA ERP s’effectue en même temps que le dépôt du permis de construire.

Dans la pratique, le formulaire CERFA ERP ainsi que les pièces à y joindre seront annexées à la demande de permis de construire.

1. Identité du demandeur

Tout simplement, il s’agit ici d’inscrire les coordonnées du demandeur.

Les personnes ayant qualité à déposer la demande sont :

• Le propriétaire du terrain
• La personne ayant eu l’accord du propriétaire
• Le mandataire en cas d’indivision
• Un ou plusieurs des co-indivisaires
• La personne morale

• Concernant la mention « raison sociale et dénomination » de la ligne personne morale :
  Il s’agit peut-être d’une coquille : il faut évidemment y inscrire la raison sociale pour une société civile OU la dénomination sociale pour une société commerciale.

2. Coordonnées du demandeur

Attention à ne pas confondre coordonnées du demandeur et adresse du terrain.

Il s’agit bien ici d’inscrire les coordonnées de la personne qui sera titulaire de la demande d’autorisation d’ERP.

Si la demande est présentée par plusieurs personnes, il est alors possible de transmettre les coordonnées sur papier libre. Dans ce cas, les personnes mentionnées sur ce papier libre seront chacun co-titulaires de l’autorisation.

Vous avez (enfin !) la possibilité d’inscrire un numéro de téléphone fixe ou portable.

Dans la mesure où les projets d’ERP font l’objet d’une attention très particulière en mairie, il est très probable de faire l’objet d’un appel téléphonique à un moment ou un autre de l’instruction du dossier. Nous vous conseillons donc vivement d’y inscrire un numéro de téléphone.

Il est tout aussi possible d’inscrire une adresse e-mail.

3. Auteur du projet ou maître d’oeuvre

Une autre innovation apportée par rapport aux formulaires d’urbanisme : il est nécessaire de préciser l’identité de la personne qui sera en charge de l’exécution des travaux.

De manière très générale et très simple :

• Le maître d’oeuvre est la personne qui est chargée de mener la conduite opérationnelle des travaux, notamment dans le choix des entreprises intervenantes au projet
• Le maître d’ouvrage est la personne qui est le bénéficiaire des travaux, c’est-à-dire le demandeur de l’autorisation de travaux, dont l’identité est mentionnée dans le cadre 2.
  A savoir que, le maître d’ouvrage peut dans le même temps être le maître d’oeuvre.

Par exemple, si le demandeur de l’autorisation de travaux ERP se charge de consulter et de choisir les entreprises intervenantes lui-même, alors il lui est possible de remplir ce cadre.

A l’inverse, si la conception et/ou la réalisation du projet d’ERP est confiée à un intervenant extérieur, autre que le demandeur de l’autorisation de travaux ERP, alors c’est l’identité de cet intervenant extérieur qu’il convient de mentionner dans ce cadre.

4. Le projet

4.1 Adresse du terrain

Il est nécessaire d’inscrire l’adresse du terrain.

En outre, l’administration semble exiger le nom de l’établissement.

L’expression « nom de l’établissement » est peut-être à prendre sous un sens large : il est préférable d’y inscrire le nom d’enseigne plutôt que le nom commercial.

4.2 Activité

Il s’agit ici d’inscrire l’activité exercée pour chacun des niveaux du bâtiment. Il est possible de retrouver une liste des activités (nomenclature NAF) directement sur le site de l’INSEE à l’adresse suivante : Codes NAF INSEE.

Il est important de bien insister sur le fait qu’il faut y inscrire le type d’activités par étage.

Le cadre tel que présenté par ce formulaire est à ce titre un peu trop étroit, il est donc possible de transmettre ces informations sur papier libre.

• Activité principale : il s’agit simplement d’inscrire le type d’activité principale exercé à un étage donné.
• Activité secondaire : pour chacun des étages, il est possible d’y inscrire l’activité dite « secondaire« . On peut s’interroger sur le terme « secondaire » . Il ne s’agit pas, a priori, de « secondaire » au sens commercial du terme, mais au regard des surfaces occupées (ou peut-être du taux d’occupation : le terme « secondaire » est assez flou dans les faits …).

Attention concernant cet exemple : l’article présenté ici a été rédigé juste après la publication des nouveaux formulaires CERFA ERP. Il faut donc prendre ces exemples au conditionnel.

• Classement sécurité incendie de l’ERP : les classements des ERP sont définis par différents décrets. Vous pouvez connaitre le classement et le type d’ERP en cliquant ici : ERP : catégorie, type, visite
• Identité de l’exploitant : simplement, l’objectif ici est de renseigner l’administration de l’identité de l’exploitant ou du commerçant. En effet, l’exploitant peut n’être ni maître d’oeuvre, ni maître d’ouvrage.

4.3 Nature des travaux

C’est dans ce cadre qu’il est possible d’inscrire la nature des travaux qui font l’objet de la demande d’ERP. Il est possible de cocher plusieurs cases.

• Construction neuve : simplement, cette case est à cocher lorsque le projet consiste à construire un ERP
• Travaux de mise en conformité totale aux règles d’accessibilité : les ERP, particulièrement les commerces, devront répondre à l’ensemble des règles d’accessibilité au 1er janvier 2015. Cette case est à cocher dès lors que les travaux consistent à effectuer une mise en conformité du bâtiment.
• Extension : à cocher si les travaux prévoient d’agrandir un ERP existant
• Réhabilitation : cette case est à cocher si les travaux prévoient par exemple de rénover l’ERP
• Travaux d’aménagement  : le formulaire donne les exemples suivants : remplacement de revêtements, rénovation électrique, création d’une rampe … Il s’agit plus généralement de tous les travaux qui consistent à modifier l’intérieur ou l’extérieur de l’ERP, sans qu’il n’y ait de création de surfaces de plancher.
• Création de volumes nouveaux dans des volumes existants : dès lors qu’il est prévu de modifier les surfaces existantes, alors il est nécessaire de cocher cette case et d’inscrire la SHON avant et après travaux (la mention de SHON est d’ailleurs passablement stupide à cet égard, dans la mesure où cette notion disparaitra 3 mois après la publication des formulaires au profit de la surface de plancher …)
• Modification des accès en façade : à cocher s’il est prévu de modifier les portes en façade de l’ERP

Dans les 5 derniers cas, veuillez joindre un échéancier prévisionnel de travaux en vue de la mise en conformité effective rendue obligatoire au 1 er janvier 2015 par la loi du 11 février 2005

La loi du 11 février 2005, dite loi Handicap, impose aux ERP (et notamment les commerces) d’obéir à l’ensemble des règles d’accessibilité exposées par le code de la construction en termes.

La loi Handicap est assortie d’une date limite : les ERP devront être aux normes au 1er janvier 2015.

Afin, semble-t-il, d’accélérer le processus de mise aux normes, la demande d’autorisation ERP doit être accompagnée d’un échéancier exposant la date prévisionnelle des travaux de mise en conformité.

Cet échéancier est à transmettre dès lors que le projet consiste en une extension, réhabilitation, en des travaux d’aménagement, en la modification des volumes ou lorsqu’il est prévu de modifier les accès en façade.

Quant à savoir quelle est la portée de cet échéancier ou sa forme …

Peut-être qu’un tableau au réalisé par ordinateur serait suffisant, ou peut-être qu’il serait nécessaire de fournir des justificatifs, comme des devis.

Rien de précis ne semble avoir été prévu quant à cet échéancier.

Déclaration ou autorisation au titre du code de l’environnement (produit dangereux stockés ou utilisés)

Il s’agit des ICPE (Installation Classés pour la Protection de l’Environnement).

Si le projet d’ERP est un ICPE, alors il est nécessaire de préciser si la demande fait l’objet d’une déclaration ou autorisation.

4.4 Effectif

C’est dans ce tableau qu’il est nécessaire d’inscrire l’effectif maximum de l’ERP.

Il faut admettre que le tableau est assez mal fait, aussi, il reste préférable de joindre un tableau réalisé par exemple sous un tableur.

Le tableau s’organise de la manière suivante :

• Lignes niveaux (sous-sol, RdC, R+1) :

Il s’agit logiquement du niveau de l’ERP. Il convient donc d’inscrire l’effectif pouvant être admis pour chacun des niveaux de plancher de l’ERP.

• Colonne type de locaux (local / taux d’occupation)

Cette particulièrement cette colonne qui est délicate à comprendre.

L’objectif serait ici de renseigner l’administration du taux d’occupation du bâtiment par types d’activités et par niveaux de plancher.

Sous réserve de l’interprétation des services instructeurs locaux, le taux d’occupation devrait correspondre au nombre maximal de personnes par m².

Le type de local devrait quant à lui correspondre au type d’ERP, selon la typologie de l’arrêté du 25 juin 1980 (consultez l’article : Types d’ERP pour plus d’informations).

• Colonnes « public / personnel »

Ces colonnes permettent de renseigner de la composition des personnes accueillies par l’ERP, selon qu’il s’agisse du public ou du personnel de l’établissement.

Comment remplir le tableau de l’effectif ?

Voici un exemple pour comprendre comment remplir le tableau de l’effectif du public (cet exemple très schématique est à prendre au conditionnel) :

4.5 Stationnement

Ce cadre va particulièrement intéresser les ERP qui devront intégrer un espace de stationnement.

Les ERP dont le stationnement s’effectue sur la voie publique ne sont donc pas concernés par ce cadre.

• Si parc de stationnement couvert : s’il est prévu de construire un espace de stationnement couvert, il faut alors préciser s’il est intégré à l’ERP (par exemple, pour un parking souterrain) ou isolé (places de parking type centres commerciaux).

Les autres éléments de ce cadre ne devraient pas poser de problème.

5. Dérogations ou modalités particulières d’application

Dérogations au titre de la sécurité incendie

L’article R.123-13 du code de la construction dispose que des bâtiments ont la possibilité de faire l’objet de mesures dérogatoires à certaines règles incendie en raison de leur localisation ou de leur conception.

Dérogations au titre de l’accessibilité

C’est l’article R.111-19-10 du code de la construction qui expose les conditions générales des mesures dérogatoires au titre de l’accessibilité.

Aussi, au regard de cet article, le projet d’ERP peut déroger à certaines des règles d’accessibilité dès lors qu’elles peuvent avoir des conséquences excessives sur l’activité du bâtiment.

Quant à savoir ce qu’est une conséquence excessive, les autorités publiques sont seules souveraines.

Comment faire une demande de dérogation ?

La demande de dérogation semble être un parcours du combattant.

Le formulaire d’autorisation de travaux précise qu’il est nécessaire de produire une note sur papier libre.

Il est possible de « lister » les règles qui ne seront pas respectées par le projet d’ERP, par exemple, en mentionnant les articles du code de la construction.

Sous réserve du projet, le formulaire impose de localiser les éléments du projet auxquels les règles auraient dû s’appliquer sur les plans à joindre au formulaire.

A retenir : il faut non seulement préciser pourquoi les règles de sécurité ou d’accessibilité ne peuvent pas être respectées, mais aussi, il impératif de prendre des mesures compensatoires.

5.2 Modalités particulières d’application

En raison de la nature même du bâtiment, il reste possible de bénéficier d’ »assouplissements » aux règles d’accessibilités définies par l’arrêté du 1er aout 2006.

Ces assouplissements consistent en des « modalités particulières d’application » , lesquelles sont exposées par l’arrêté du 21 mars 2007.

Pour en bénéficier, il est alors demandé, de produire une note annexe précisant :

• D’une part, les modalités particulières d’application auxquelles le demandeur souhaite bénéficier
• D’autre part, en quoi les structures du bâtiment, sa conception et peut-être sa localisation justifient l’application de modalités particulières.

6. Engagement du demandeur

Au terme du renseignement du formulaire, il reste à dater et signer le cadre « engagement du demandeur« .

Sûrement la partie la plus simple, il importe cependant de bien comprendre qu’il s’agit ici de s’engager sur le respect des règles du code de la construction et de l’habitation.

C’est-à-dire que la ou les personnes qui signent ce cadre peuvent avoir à assumer une responsabilité en cas de contentieux.

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